امکانات سامانه ثبت من و روش اطلاع از تنظیم سند رسمی

در عصر دیجیتال و با گسترش فناوری اطلاعات، دستگاه‌های حکومتی و خدمات عمومی بیش از پیش به سمت دولت الکترونیک گام برداشته‌اند؛ به طوری که فرآیندهای سنتی ثبت، اسناد رسمی، املاک، شرکت‌ها و مالکیت فکری نیز در بستر الکترونیکی امکان‌پذیر گردیده است. یکی از اقدامات برجسته در این حوزه، راه‌اندازی سامانهٔ سامانه ثبت من (نشانی اینترنتی: my.ssaa.ir) توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌باشد که هدف آن تجمیع خدمات ثبتی و بهره‌گیری از فناوری برای کاهش مراجعه حضوری، افزایش شفافیت و ارتقای سرعت و دقت در ارائه خدمات است.
در این مقاله، ابتدا به بررسی این سامانه پرداخته می‌شود و سپس با نگاهی تحلیلی-حقوقی، «امکانات» آن و همچنین «روش اطلاع از تنظیم سند رسمی به نام خود» تشریح خواهد گردید.

وکیل خوب برای گرفتن سند آپارتمان، زمین و مغازه

آشنایی با سامانه ثبت من

سامانه ثبت من، درگاه یکپارچه خدمات الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است که با هدف ساده‌سازی دسترسی به خدمات ثبتیِ متعدد طراحی شده است. پیش از راه‌اندازی این سامانه، خدمات ثبتی به شکل پراکنده در سامانه‌های مختلف ارائه می‌شد که سبب سردرگمی کاربران بود؛ راه‌اندازی سامانه ثبت من قدمی مهم در جهت تجمیع خدمات و حذف مراجعات فیزیکی به دفاتر متعدد بود.
این سامانه امکان دسترسی ۲۴ ساعته، احراز هویت دیجیتال، پیگیری درخواست‌ها و استعلامات را برای کاربران فراهم نموده است. همچنین به منابع مرتبط با املاک، اسناد، شرکت‌ها، مالکیت معنوی، ازدواج و طلاق، اجرای اسناد رسمی و سایر حوزه‌های ثبتی ارتباط دارد. در نتیجه، کاربران – اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی – می‌توانند از طریق سامانه ثبت من خدمات را دریافت کنند، وضعیت پرونده‌های خود را پیگیری نمایند، و استعلامات لازم را به صورت آنلاین انجام دهند.

از دیدگاه حقوقی، راه‌اندازی چنین سامانه‌ای با دو هدف اصلی هم‌راستاست: نخست، ارتقاء شفافیت در روندهای ثبتی و کاهش امکان جعل اسناد با امکان استعلام آنی؛ و دوم، تحقق دسترسی برابر و سریع به خدمات برای شهروندان، که جزو شاخص‌های دولت الکترونیک محسوب می‌شوند. سامانه ثبت من به این طریق در تکمیل ساختار حقوق ثبت و اسناد ایران نقش مؤثری ایفا می‌کند.

 انواع ابلاغ اوراق قضایی و اخطاریه

امکانات سامانه ثبت من

سامانه ثبت من دارای امکانات گسترده و متنوعی می باشد که هر کدام به صورت جداگانه در سامانه دسته بندی شده و خدمات مرتبط با آن نیز در سامانه پیش بینی گردیده است.

1. بخش املاک و کاداستر

بخش املاک و کاداستر سامانه ثبت من به کاربران امکان می‌دهد تا املاک به نام خود را مشاهده کنند، «تصدیق اصالت سند مالکیت» را دریافت نمایند، درخواست صدور سند مالکیت ثبت‌شده را ثبت کنند، و همچنین وضعیت نقشه‌برداری و جزئیات کاداستر را مشاهده کنند.
از لحاظ حقوقی، این امکان به شهروندان این امکان را می‌دهد که به سرعت تشخیص دهند آیا سندی که به نام آنها ثبت شده است، معتبر است یا خیر؛ این امر از منظر حفظ حق مالکیت و جلوگیری از تقلب و جعل اهمیت دارد. همچنین، امکان ثبت درخواست صدور یا اصلاح سند، امر تحقق مالکیت رسمی را تسهیل می‌نماید. کاداستر نیز به معنای نقشه‌برداری دقیق املاک و تعیین مختصات و حدود است که با دخالت سامانه، امکان کنترل حقوقی و ثبتی املاک بهتر می‌گردد؛ این امر در حقوق ثبتی اهمیت دارد زیرا مالکیت رسمی، لازمهٔ بهره‌مندی از حقوق مدنی از جمله حق استرداد، حق اسناد رسمی، حق استیفا و غیره است.

۲. بخش «اسناد رسمی»

در این بخش کاربران می‌توانند: لیست اسناد رسمی به نام خود را مشاهده کنند، استعلام اصالت سند رسمی و وکالتنامه الکترونیکی را بگیرند، دفاتر اسناد رسمی دارای ظرفیت را شناسایی نمایند، و نیز پیگیری استعلامات ثبتی را داشته باشند.
حقوقاً، اسناد رسمی معتبر شمرده می‌شوند و دارا بودن ابزار استعلام اصالت به معنای افزایش امنیت حقوقی است؛ زیرا احتمال جعل یا تنظیم اسناد در دفاتر بی‌صلاحیت کاهش می‌یابد. همچنین، امکان مشاهده دفاتر دارای ظرفیت برای تنظیم سند رسمی، در راستای تحقق عدل و دسترسی برابر به خدمات ثبتی است. پیگیری استعلام نیز موجب می‌شود که وضعیت درخواست‌های کاربر روشن شده و حقوق او متضرر نگردد.

وکیل آنلاین و 24 ساعته برای مشاوره در تهران

۳. بخش «ازدواج و طلاق»

در این بخش، کاربران می‌توانند در سامانه ثبت من، اطلاعات مربوط به ازدواج‌ها و طلاق‌هایی که به نام آنها ثبت شده است را مشاهده کنند؛ همچنین موقعیت مکانی دفاتر ازدواج و طلاق را روی نقشه ببینند.
از نظر حقوق خانواده، این بخش بسیار مهم است؛ زیرا عقد ازدواج و عقد طلاق آثار حقوقی گسترده‌ای از جمله ولایت، ارث، نفقه، حضانت، نسب و غیره دارند. دسترسی آنلاین به سوابق این ازدواج و طلاق به افراد امکان می‌دهد که وضعیت حقوقی خود را با دقت بیشتری بشناسند و از وضعیت حقوقی فرزندان، وضعیت مدنی خودشان و دیگران آگاه گردند.

۴. بخش «اجرای اسناد رسمی»

در این بخش، امکان استعلام ممنوع‌الخروجی (تنها در ارتباط با اجرای اسناد رسمی)، و پیگیری پرونده‌های اجرایی ثبتی با استفاده از شماره پرونده و رمز شخصی برای کاربران فراهم شده است.
حقوقاً، اجرای اسناد رسمی از جنبهٔ احقاق حق و اجرای تعهدات ناشی از اسناد اهمیت دارد. امکان پیگیری روند اجرا، و اطلاع از ممنوع‌الخروجی باعث افزایش شفافیت قضایی–ثبتی می‌گردد. برای یک شخص که از وضعیت اجرای سند خود آگاه است، امکان برنامه‌ریزی حقوقی و مالی فراهم می‌شود و احتمال تضییع حقوق وی کاهش می‌یابد.

۵. بخش «ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری»

سامانه ثبت من کاربران حقیقی و حقوقی را قادر می‌سازد تا مراحل تاسیس شرکت، صورت‌جلسات تغییرات، پلمب دفاتر، اظهارنامه ثبت تجارتی، کد فراگیر و پیگیری درخواست‌ها را به وسیلهٔ این سامانه انجام دهند.
از حیث حقوق تجاری، تسهیل فرآیند ثبت شرکت‌ها به معنای تسریع راه‌اندازی فعالیت اقتصادی، کاهش بوروکراسی و نیز افزایش شفافیت در روابط تجاری است. ثبت الکترونیکی شرکت‌ها یکی از شاخص‌های دولت الکترونیک است و موجب می‌شود که شرکت‌ها و مؤسسات با سرعت بیشتر و هزینه کمتر تحت نظارت قانونی قرار گیرند.

راه‌های گرفتن سند برای املاک و اموال غیر منقول

۶. بخش «مالکیت معنوی»

در این بخش، خدماتی مانند ثبت اختراع، ثبت علامت تجاری، ثبت طرح صنعتی، جستجوی اختراع، استعلام علائم تجاری و دریافت تصدیق اصالت گواهی‌نامه مالکیت معنوی ارائه می‌شود.
حقوقاً، مالکیت معنوی یکی از حوزه‌های مهم امروز است؛ ثبت الکترونیکی آن باعث می‌شود که مبتکران و صاحبان حق در فضای رقابتی امروزی بتوانند به سرعت حق خود را تحکیم کنند. سامانه ثبت من با پوشش این حوزه، نقش مهمی در حمایت از نوآوری و توسعه اقتصادی دارد.

۷. سایر امکانات: اشخاص حقوقی، شکایات، نوبت‌دهی، پرداخت

سامانه ثبت من همچنین امکاناتی مانند تخصیص شناسه ملی به اشخاص حقوقی، استعلام آن، ثبت شکایات از واحدهای اجرای ثبت، نوبت‌گیری مراکز ثبتی، و پرداخت قبض‌های مربوطه را فراهم کرده است.
این امکانات علاوه بر اینکه به نظم‌آفرینی در ساختار ثبت کمک می‌کنند، از تداخل و جعل جلوگیری می‌کند. ضمن اینکه امکان شکایت و پیگیری آن، تضمینی برای حقوق کاربران بوده و نوبت‌دهی و پرداخت آنلاین، موانع دسترسی را کاهش داده و عدالت را در ارائه خدمات ارتقا می‎دهد.

قوانین مرتبط با قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول

چگونه می شود از تنظیم سند رسمی بنام خودمان کسب اطلاع کنیم ؟

یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های کاربران سامانه‌های ثبتی، آن است که بدانند آیا سند رسمی ملکی به نام آنها تنظیم شده یا خیر. بدین منظور، مراحل زیر پیشنهاد می‌شود:

۱. به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به نشانی ssaa.ir مراجعه نمایید.
۲. در قسمت «میز خدمات الکترونیک» یا «استعلامات الکترونیکی املاک»، گزینه «پیگیری استعلام الکترونیکی ملک» را انتخاب کنید.
۳. برای استعلام سند، شناسه یکتای ۱۸ رقمی سند مالکیت (کد رهگیری) را وارد نمایید.
۴. در نهایت سامانه، اطلاعات مربوطه را نمایش خواهد داد.

باید توجه داشت که استعلام تنظیم سند ملک فقط با داشتن کد شناسه ۱۸ رقمی امکان‌پذیر است. روش‌های دیگر مانند مراجعه حضوری به دفاتر ثبت اسناد و ارائه مدارک مالکیت نیز وجود دارد، اما صرفاً با کد شناسه می‌توان بصورت آنلاین از وضعیت مطلع شد.

از منظر حقوقی، این امکان، تضمینی برای حق مالکیت اشخاص است. وقتی هر شهروند بتواند به سرعت و بدون مراجعۀ حضوری از وضعیت ملکی خود آگاه شود، احتمال وقوع معاملات سوداگرانه، جعل و انتقال غیرمجاز کاهش می‌یابد. همچنین، این فرآیند به معنای شفاف‌سازی ثبتی و کاهش اختلافات حقوقی بین طرفین است.

راه حل دیگری که می توان پیشنهاد نمود این است که وارد سایت ثبت من شده و در قسمت اسناد رسمی من، هر گونه سند رسمی که از سال 1392 تا کنون نام شما به هر عنوان در آن درج شده باشد، قابل مشاهده می باشد.

سامانه ثنا – ابلاغ الکترونیک – عدلیران

سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی(ساغر)

متن مصاحبه با رییس سازمان ثبت، ارسال خلاصه معامله با پیامک

رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گفت:  شماره تلفن همراه دارندگان سند رسمی در متن اسناد رسمی تنظیمی درج خواهد شد و خلاصه سند از طریق پیام کوتاه برای دارندگان سند ارسال می شود.
وی بـا اعلام این مطلب افزود: بعد از تنظیم سند رسمی، یک رمـز تصدیق در اختیار صاحبان سند قرار می گیرد تا در صورت تمایل بتوانند از طریق درگاه الکترونیکی سازمان ثبت به آدرس: www.ssaa.ir خلاصه سند را ملاحظه کنند کـه این کـار قـدم مهمی در جهت شفاف سازی و اطمینان بخشی به مـردم در رابطه با خدمات ثبتی است.
تشکیل کانون سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی در 6 استان دیگر
وی اظهار کرد: در روزهای آینده در استانهای مازندران، قزوین، البرز، خوزستان، چهارمحال و بختیاری و اردبیل که فاقد کانون سردفتران و دفتریاران بودند، این کانونها تشکیل و ارائه خدمات منظم تر و جدی تر در این حوزه ادامه پیدا خواهد کرد.آثار تحولات عظیم صورت گرفته در سازمان ثبت در سنوات آتی بروز بیشتری خواهد داشت
رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با اشاره به تحولات عظیم صورت گرفته در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در دوره اول ریاست آیت الله آملی لاریجانی بر قوه قضائیه و بروز این فعالیتها در سنوات آتی در جامعه افزود: در این دوره با اقدامات و برنامه ریزی های موثر، موفق شدیم فرآیند سنتی یکصد ساله این سازمان را پشت سر بگذاریم و امروز با ورود دهها میلیون از سوابق ثبتی بایگانی های فرسوده در بانکهای الکترونیکی، امکان ارائه خدمات الکترونیک در حوزه های مختلف فراهم شده است. حدف سالانه میلیونها مکاتبه کاغذی برای ثبت خدمات، حذف دهها میلیون اوراق بهادار و میلیونها مراجعه غیرضروری متقاضیان خدمت از جمله اقدامات مهم صورت گرفته در این زمینه است.
وی گفت: این اقدامات در چارچوب سیاست های مدون و نقشه راه مشخص طراحی شده و امروز در کنار تحول اساسی در حوزه ارائه خدمات ثبتی، شاهد ارتقاء سلامت اداری نیز می باشیم به طوری که نگاه به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، به عنوان سازمانی سنتی و قدیمی به دستگاهی پیشتاز با ارائه خدمات مدرن تغییر یافته است.
ارسال الکترونیکی آگهی های ثبتی به روزنامه رسمی
رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اظهار داشت: در گذشته درخصوص آگهی های فراوانی که روزانه در رابطه با ثبت شرکتها و ثبت تغییرات آنها به شکل کاغذی و مکاتبه ای به روزنامه رسمی ارسال می شد با جعل و خطاهایی مواجه بودیم که خوشبختانه امروز این آگهی ها در سراسر کشور به صورت الکترونیکی و از طریق سیستم به روزنامه رسمی ارسال می شود و این کار باعث پیشگیری از تخلفات گردیده است.
تفویض تعیین نام شرکتها و مؤسسات به ادارات ثبت مراکز استانها
رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با اشاره به معضلات فراوان تمرکز تعیین نام شرکتها و مؤسسات غیرتجاری سراسر کشور در تهران و مراجعات فراوان متقاضیان به پایتخت افزود: این شیوه دچار تغییرات زیادی شده و در حال حاضر این کار در مراکز استانها صورت می گیرد و تقاضاها به صورت الکترونیکی در سراسر کشور دریافت و بررسی های ماهیتی و کارشناسی در ادارات ثبت استانها صورت می گیرد. این تمرکز زدایی باعث نظم، دقت، شفافیت بهتر و سرعت در ارائه خدمت شده است.تصور تحول ناپذیری فرآیندهای سنتی از بین رفته است.
افزایش بهره وری و ارتقاء سلامت اداری را نیازمند اصلاح شیوه ها و حرکت سیستمی و برنامه ای برای دستیابی به هدف می باشد. خوشبختانه این ذهنیت که تصور می شود تحول در فرآیندهای سنتی و پیچیده ثبتی در سازمان ثبت کاری سخت و طاقت فرساست، امروزه از بین رفته و گره های زیادی گشوده شده است که قطعاًٌ مردم و تمامی خدمت گیرندگان این تغییرات را احساس کرده اند و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور این آمادگی را دارد که نظرات اصلاحی و دیدگاههای مردم و صاحب نظران را با گوش جان بشنود و در جهت ارتقاء و دقت و انتظام بیشتر امور به کار ببرد.
وی افزود: ارائه مطلوب خدمات ثبتی در برخی فرآیندها نیازمند همکاری دستگاهها و نهادهای مختلف است و به خصوص برای خدمات الکترونیکی نیازمند شبکه های مخابراتی مناسب و همراهی دولت در جهت بهبود کیفیت خطوط مخابراتی و اینترنت داریم.
از بین رفتن جعل با احراز هویت متقاضیان ثبتی به صورت برخط
معاون رئیس قوه قضائیه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گفت: امروز بخش های مختلف سازمان ثبت به شکل برخط و لحظه ای، اطلاعات هویتی اشخاص حقیقی را از پایگاه هویتی سازمان ثبت احوال کشور استعلام و با این کار از امکان جعل هویت جلوگیری می کند.
وی افزود: در مواردی به لحاظ حجم عظیم تراکنشها که گاهی به صورت روزانه به بیش از 500 هزار رکورد از بانک هویتی ثبت احوال نیز می رسد، متأسفانه در مواردی با اخلال در سیستم ثبت احوال مواجه بوده ایم که با همکاری های صورت گرفته، سازمان ثبت احوال گام های موثری در جهت رفع اختلالات و پیشگیری از توقف امور متقاضیان خدمات برداشته است.
وی اظهار داشت: امروز تصویری بسیار گویا و روشن از مجموعه فعالیتهای ثبتی و تقاضاهای مردم در این زمینه داریم که قطعاً تحلیل این آمار، اطلاعات بسیار ارزشمندی را برای مدیریت کشوری در اختیار می گذارد.
وی با تأکید بر نقش مؤثر ثبت آنی و الکترونیکی اسناد رسمی افزود: حاکمیت قبلاً احاطه تجمیعی بر اطلاعات مختلف ثبتی نداشت و در بسیاری از موارد نیز اطلاعات در یک دفترخانه تجمیع می شد و ممکن بود با یک آتش سوزی از بین برود که خوشبختانه امروزه با اجرای ثبت آنی، اقلام مختلف اطلاعاتی به صورت لحظه ای در بانکهای اطلاعاتی ذخیره می‌شود.

راهنمای ثبت معاملات املاک در سامانه ساغر

سامانه ثبت من گامی مهم در مسیر دیجیتالی‌شدن خدمات ثبتی، افزایش شفافیت، دسترسی سریع و کاهش مراجعات حضوری است. امکانات متنوع آن در بخش‌های املاک، اسناد رسمی، ثبت شرکت‌ها، مالکیت معنوی، اجرای اسناد و غیره، نشان می‌دهد که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تلاش کرده فرآیندهای سنتی را تا حد ممکن به بستر الکترونیک منتقل نماید. از دیدگاه حقوقی، این تحول موجب ارتقای حقوق مالکیت، امنیت اسناد رسمی، حمایت از حقوق شهروندان و کاهش جعل و تخلف در حوزه ثبتی شده است.

راه های تماس و مشاوره حقوقی با وکیل دعاوی حقوقی- 88019243